İç Kontrol Sisteminin Kurulması

  • İç Kontrol Sisteminin Kurulması

Genel Olarak

İç kontrol, idarenin amaçlarına, belirlenmiş politikalara ve mevzuata uygun olarak faaliyetlerin etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde yürütülmesini, varlık ve kaynakların korunmasını, muhasebe kayıtlarının doğru ve tam olarak tutulmasını, malî bilgi ve yönetim bilgisinin zamanında ve güvenilir olarak üretilmesini sağlamak üzere idare tarafından oluşturulan organizasyon, yöntem ve süreçle iç denetimi kapsayan malî ve diğer kontroller bütünüdür.

5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu ile yerel yönetimlere getirilen yükümlülüklerin başında kaynakların etkili, ekonomik ve verimli kullanılması kapsamında etkin işleyen bir iç kontrol sisteminin kurulması gelmektedir. Bu kapsamda belediyelerin iç kontrol sistemini çıkarılan yasal düzenlemeler çerçevesinde oluşturması ve uygulaması temel bir yasal yükümlülüğün yerine getirilmesi açısından önemlidir.

Ayrıca, yeni denetim modelinde Sayıştay Denetimi’nin temel olarak iç kontrol sisteminin değerlendirilmesi şeklinde gerçekleşeceği söylenebilir.

İç Kontrol Uyum Eylem Planı Hazırlanması

Mahalli idarelerde iç kontrol uyum eylem planı hazırlama (veya güncelleme çalışmaları), üst yönetici imzası ile (Başkanlık Makamı) yayımlanan bir iç genelge ile başlatılmaktadır.

Genellikle yöntem olarak, mahalli idarelerin iç kontrol alanındaki sorunlarının tespiti ve bu sorunlara çözüm önerilerinin geliştirilebilmesi için bir sorun analizi çalıştayı düzenlenmesi suretiyle çalışmalara başlanılmaktadır. Çalıştay ile amaçlanan, iç kontrol sisteminin oluşturulmasına yönelik olarak katılımcı bir perspektifte iç kontrol alanlarına yönelik sorunların tespit edilmesi, bileşenler bazında sınıflandırılan sorunların puanlama suretiyle önceliklendirilmesi ve önceliklendirilen sorunların belirleyiciliğinde çözümlerin ortaya konmasıdır. Çalıştay ile hem kurumsal farkındalık ve sahiplenmenin artırılması hem de gelecek dönemde iç kontrol uyum eylem planının revize edilmesiyle birlikte uygulanacak olan öncelikli faaliyetlerin belirlenmesine yönelik süreç de başlatılmıştır.

Çalışmalar sonucunda mahalli idarelerde, İzleme ve Yönlendirme Kurulu ve İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Hazırlama ve İç Kontrol Çalışma Grupları oluşturulmakta, ilgili mahalli idarelere, “İç Kontrol Mevcut Durum Analizi”, “İç Kontrol Uyum Eylem Planı”, “İç Kontrol Mevzuatı” adlı dokümanlar sunulmaktadır.

İç Kontrol Farkındalık Oluşturma Çalışmaları

Etkili bir iç kontrol sisteminin sürekli ve başarılı bir uygulaması için temel şart, kurumsal farkındalığın oluşturulması tüm birimlerin bu çalışmalara sahiplenerek katılmasıdır. Danışmanlığımız kapsamında bu husus göz ardı edilmeden faaliyetler sürdürülmekte; çalışma grupları oluşturularak, iç kontrol öz değerlendirme yöntemi ile çalıştay ve/veya anketler düzenlenerek eylemlere başlanılmaktadır. Farkındalığın sürekliliği için bir iç kontrol mevzuat portalı oluşturulması şiddetle önerilmektedir.

Ancak farkındalığın ve sahiplenmenin sağlanması bakımından yukarıdaki faaliyetler kadar önemli olan bir diğer husus, liderin (belediye başkanı) bu çalışmalara olan inancını ve beklentilerini takımına anlatması ve her bir takım üyesinin çalışmalara tam ve verimli katılımını sağlamasıdır. Takım üyelerinin bir kısmının motivasyon eksikliğinin, başta lider olmak üzere tüm takımın başarısızlığına yol açacağının tüm takım tarafından iyi algılanması, çalışmaların başarısı bakımından hayati önemdedir.

İç Kontrol Çıktılarının Elde Edilmesi

Genel Olarak:

İyi bir iç kontrol uyum eylem planı, çok önemli olmakla birlikte çıktıların elde edilmediği birçok uygulamada olduğu üzere yeterli değildir. Önemli olan eylem planının tüm detayları ile hayata geçirilmesidir.

Bu çerçevede hemen başlangıçta yapılması gereken bazı iş ve dokümanlar bu bölümde yer almaktadır.

 

Ön Mali Kontrol Yönergesinin Hazırlanması:

Ön malî kontrol görevi, idarelerin yönetim sorumluluğu çerçevesinde, harcama birimleri ve malî hizmetler birimi tarafından birlikte yerine getirilir. Malî hizmetler birimi tarafından yapılacak ön malî kontrol, “İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar”dabelirtilen kontroller ile idarelerce yapılacak düzenlemeler çerçevesinde bu birim tarafından yapılması öngörülen kontrollerden meydana gelir.  

Gelir, gider, varlık ve yükümlülüklere ilişkin malî karar ve işlemler, harcama birimleri ve malî hizmetler birimi tarafından


İdarenin bütçesine,

  • Bütçedeki tertibine (Tertip; Analitik Bütçe Sınıflandırmasına göre, kurumsal, fonksiyonel ve finansman tipi kodların bütün düzeyleri ve ekonomik sınıflandırmanın ilk iki düzeyinden oluşmaktadır.)
  • Kullanılabilir ödenek tutarına,
  • Ayrıntılı harcama veya finansman programlarına,
  • Merkezi yönetim bütçe kanununa,
  • Diğer malî mevzuat hükümlerine, uygunluk yönlerinden kontrol edilir.

 

Ön malî kontrol sonucunda uygun görüş verilip verilmemesi, danışma ve önleyici niteliği haiz olup, malî karar ve işlemlerin harcama yetkilisi tarafından uygulanmasında bağlayıcı değildir. Bu açıdan tam anlamıyla bir mevzuata uygunluk denetimi değildir.

Bu çerçevede, danışmanlık ve eğitim hizmeti sağlanan mahalli idarelerin faaliyetlerinde kullanılmak üzere bir Ön Mali Kontrol Yönergesi hazırlanmaktadır.

 

Eğitim Yönergesinin Hazırlanması:

İç Kontrol Uyum Eylem Planında birçok genel şartın yerine getirilmesi, eğitim faaliyetlerinin yapılmasına bağlanmıştır. Eğitim faaliyetlerinin yapılmasının da prosedürlerinin olması gerektiği açıktır. Bu prosedürlerin de bir eğitim yönergesi ile belirleneceği eylem planının genel şartları ve eylemleri arasında yer almaktadır. Eğitim Yönergesi hazırlama eyleminin eğitimlerinde de kullanılabilmesi için öngörülen zamanından önce yürürlüğe konulabilmesi amacıyla her belediye için bir Belediye Başkanlığı Eğitim Yönergesi taslağı hazırlanmakta; yürürlüğe alınması takip edilmektedir.

 

Eğitim İhtiyaç Analizi Yapılması:

Eğitim çalışmaları, ciddi bir eğitim ihtiyaç analizine dayanılarak hazırlanmakta ve iç kontrol uyum eylem planı ile bütünleşik olarak sunulmaktadır. Böylece düzenlenmesi gereken eğitimler, mahalli idarelerde iç kontrol sisteminin kurulması ve geliştirilmesinin ayrılmaz bir parçası haline getirilmektedir.

Bilindiği üzere, çağımızda hızla gelişen bilim ve teknoloji toplum ve bireyi etkilemekte, sosyal kurumların yapı ve fonksiyonlarını değişime zorlamaktadır. İletişim araçları, bilgisayar teknolojisi, uluslararası ilişkiler, yeni buluşlar, fen ve teknik alanlarındaki gelişimlerle karşı karşıya kalan bireyler meslek yaşantıları veya sonrasında elde ettikleri bilgileri sürekli güncellemek ve yeniden öğrenmek durumunda kalmaktadırlar. Değişen çağa ayak uydurmanın, çağı takip etmenin en etkin ve en temel aracı “eğitim”dir. Bu çerçevede İç Kontrol Sistemi ile bütünleşik olarak yapılması gereken temel eğitim çalışmalarının detayı “Eğitim” bölümünde yer almaktadır.

 

İç Genelge Tasarı Taslaklarının Hazırlanması:

Mahalli İdarelerde İç Kontrol Uyum Eylem Planları kapsamında, taahhüt dosyası hazırlama ve ön ödeme iç genelgesi taslakları hızla hazırlanmakta, çalışmalarımızın devamında birçok konu idari prosedürlerle düzenlenmeye devam edilmektedir.

Süreç Yönetim Sistemi

Mahalli idarelerde, iç kontrol sistemi kapsamında günümüz en iyi yönetim biçimini oluşturan Süreç Yönetim Sisteminin kurulması, üst yönetimin kararlılığı çerçevesinde projelendirmektedir.

Mevzuat, belediyelerin amacını (hak ve sorumluluklarını) ve bu amacı yerine getirmek için uygulayacakları yöntemleri belirlemiştir. Belediyelerin bu amacı nasıl bir süreç (proses, iş yapış şekli) yapısıyla gerçekleştirebilecekleri ise bir yönetim anlayışının/yaklaşımının konusudur.

Kurumlarda böyle bir yönetim yaklaşımı olmadığında, süreçlerle alakalı aşağıdaki problemler baş gösterir:


  • Yapılan iş ve işlemler standart değildir, uygulayan kişiye veya uygulanan mükellefe göre çözümler farklılıklar gösterebilir.
  • Yapılan iş ve işlemler denetlenemez ve izlenemez.
  • Hesap verebilirlikten bahsedilemez.
  • Performans ölçülemez.
  • Eğitim materyalleri yoktur.
  • Koordinasyon eksiklikleri sıklıkla yaşanır.
  • Önleyici ve düzenleyici çalışmalar yapılamaz.
  • Değişime ayak uydurulamaz ve iyileştirmeler yapılamaz.
  • Etkin ve verimli çalışma mümkün olmaz.
  • Mevzuat hataları yapılır gerekli mevzuata ulaşılamaz.
  • Kurumsal prosedürler oluşturulamaz.
  • Kişiye bağlı sistemler kurulur.
  • Sıklıkla hatalar yapılır.
  • Atalet ve hantallık baş gösterir.

 

Böylece hem süreçlerde hem de bu süreçlerin işlemesi sırasında yoğun olarak kullanılan dokümanlardan dolayı çalışma ortamları etkinlikten uzak ve verimsiz olur. Bu durum vatandaş/mükellef memnuniyetinin önündeki en büyük engeldir.

Yukarıda bahsedilen problemler sadece ülkemizin değil dünyadaki pek çok organizasyonun problemlerindendir.

Bir süreç temel olarak yerine getirilmesi gereken pek çok iş ile o işlerin ele alınma sırasını belirleyen kurallardan oluşur.

Mahalli idarelerin iş yapış şekillerinin, burada tarif edilen “iş süreci” yapısına tam olarak uyduğu bilinmektedir.

Modern kamu yönetimine yönelik mevzuatta yapılan değişikliklerin yerine getirilebilmesi için belediyelerin “süreç tabanlı” bir çalışma yöntemi benimsemiş olmaları gerekmektedir.

Süreç Yönetim Sistemi, süreçlerde yer alan çalışanları, çalışanların yaptığı işleri, çalışanın işini bitirdikten sonra sürecin akışının kiminle devam edeceğini, bu akış sırasında uygulanması gereken kuralları, her türlü uyarı mekanizmalarını bilir ve uygular ve bu şekilde süreçlerin işlemesini sağlar.

 

Süreç Yönetim Sisteminin faydaları ise şöyle sıralanabilir;

 

  • Süreç Yönetim Sistemi ile süreçler standartlaşır ve kullanıcı hataları azalır, vatandaş için tutarlı bir hizmet anlayışı ortaya çıkar.
  • Süreçlerin kontrol edilebilirliği artar. Dolayısıyla açık ve şeffaf bir mekanizma kurulmasını sağlar.
  • Süreçlerin kalitesi artar; işin doğru kişi ya da kişilere, doğru zamanda verilmesi sağlanır.
  • İş süreçleri hızlanır, işlerin sürüncemede kalmasını engellenir ve verimliliği artar.
  • E-mail ve SMS gibi mesajlaşma mekanizmaları ile uyarı gönderilebilir.
  • Önceden zamanlanmış periyodik olan/olmayan işler oluşturulabilir.
  • İşler kişilere atanabileceği gibi havuzlara da atanabilir, işi biten havuzdan yeni işi alır.
  • İşgücü ihtiyacı azalır, çalışanlar, kırtasiye, koordinasyon vs. yerine işe ve hizmete odaklanır.
  • Karar verme mekanizmaları desteklenir, karar verme süreçleri hızlanır.
  • Kurumun süreçlerini değiştirmesini kolaylaştırır.
  • Süreçlerin performansları ölçülebilir ve hızlandırılabilir.
  • Her bir süreç, süreçlerdeki aktiviteler ve bunları gerçekleştiren aktörler için performans kriterleri belirlenir.
  • Süreçler işledikçe sistem bu kriterlere göre bilgiler toplar.
  • Bu bilgiler gerçek zamanlı ya da geriye dönük olarak ilgili kişilere raporlanır.
  • Elde edilen bilgilere göre süreçler veya aktiviteler iyileştirilebilir ya da aktörler eğitilip ve yönlendirilebilir.
  • Süreçlerin performans verileri gerçek zamanlı olarak üst yönetim tarafından izlenebilir.
  • Sürecin her bir adımında kimin ne yaptığı, hangi adımda ne kadar süre geçtiği, örneğin imzalarda ne kadar beklediği ayrıntılı olarak izlenebilir.
  • Çalışanların performansları izlenebilir.
  • Etkin olmayan insan kaynağının daha verimli ve etkin işlerde çalışması sağlanır.

 

Prosedür Yönetimi

Kamu İç Kontrol Standartları arasında; Kontrol Faaliyetleri Standardı bünyesinde yer alan “prosedürlerin belirlenmesi ve belgelendirilmesi” başlıklı 8 nolu standart gereği, faaliyetler ile mali karar ve işlemler için gerekli yazılı prosedürler ve bu alanlara ilişkin düzenlemeler hazırlanmalı, güncellenmeli ve ilgili personelin erişimine sunulmalıdır.

Bu çerçevede, kurumsal mevzuatın güncellenmesi çalışmalarının başlatılması, bu çalışmaların ilgili tüm müdürlüklerin desteği ve katılımı ile Prosedür Hazırlama Çalışma Grubu (PHG)’nca yürütülmesi öngörülmektedir.

Söz konusu çalışma gruplarından, öncelikle mahalli idarelerin o ana değin yayınlamış oldukları, talimat, duyuru, iç genelge ve genelgeleri toparlaması ve bunları ilişkin sınıflandırmaları ve değerlendirmeleri yapılmış bir şekilde mevcut durum raporunu üst yöneticiye sunması sağlanmaktadır.

Çalışma gruplarının mevcut durum analizini takiben, öngörülen mevzuatın hazırlıkları için bir çalışma planı hazırlaması ve bu zaman planında, hangi alt mevzuatın, hangi prosedür formatında (yönetmelik, yönerge, genelge, iç genelge vb.), hangi müdürlüğün sorumluluğunda ve hangi zaman planında hazırlanacağının üst yöneticiye sunulması ve bu çalışma planının bir olur haline getirilmesi önerilmekte ve takip edilmektedir.

Sonrasında bu çalışma planına sıkı sıkıya bağlı kalınarak çalışmalar eylem planı revizyon dönemine kadar tamamlanmalıdır.

Hizmet Envanteri Çalışmaları

Mahalli idarede prosedür ve süreç yönetimiyle bütünleşik, elektronik ortamda yaşayan etkili ve örnek bir hizmet standartları ve hizmet envanteri çalışması yürütülmekte; bu çalışmanın idarelerin belirleyeceği periyodlarda güncellenmesi ve izlenmesi sağlanmaktadır.

 

Özel Hedefler Belirleme-Projeler Yürütme


İç kontrol kapsamında stratejik plan, performans program ve üst yönetimin talepleri ile bütünleşik harcama birimlerini bir hedefe motive eden ve hizmet kalitesini artıran bir özel hedef belirleme, izleme ve değerlendirme modelleri kurulmaktadır.

Bu çerçevede özellikle, Gelir Arttırıcı Çalışmalar; gelir yaratma kapasitelerinin geliştirilmesine yönelik hedefler bütünü içerisinde takip edilmekte, ayrıca planlanarak özel bir proje olarak yönetilerek izlenmektedir.

Etik Kurulu

Etik Uygulamaları, çalışmamız kapsamında değerlendirildiğinde bir takım eksiklikler mutlaka tespit edilmektedir. Etik iyi uygulama örnekleri üzerinden gidilip, söz konusu belediyede uygulanması mümkün olanların uygulamaya alınması önerilmektedir.

Bu çalışmalar neticesinde, “Etik Yönetim İç Genelgesi” ve “Etik Yönetim Stratejisi” ile etik algısı, etik kurallar, izleme ve değerlendirme sistemleri oluşturulmaktadır.

İmza Yetkileri Yönergesi

Süreç Yönetim Sistemi ile bütünleşik, tüm yetki, görev ve sorumlulukları kapsayan imza yetkileri yönergesi İç Kontrol Uyum Eylem Planında da belirlenen zaman dilimleri içerisinde idarenin aktif katılımıyla hazırlanarak; yürürlüğe alınmaktadır.

Hassas Görevler Yönergesi

Süreç Yönetim Sistemi ile bütünleşik olarak süreçlerin içinde yer alan tüm hassas görevlerin ortaya konulması yönünde bir çalışma yürütülmektedir. İç Kontrol Uyum Eylem Planında da belirlenen zaman dilimleri içerisinde idarenin aktif katılımıyla hazırlanarak; yürürlüğe alınmaktadır.

Mali Hizmetler Müdürlüğü Yapılanması

Mahalli idarelerin önemli sorun alanlarından birisi, Mali Hizmetler Müdürlüğü’nün organizasyon şemasının olması gerekenden farklı bir yönde gelişmesidir. Özellikle, personelin nicelik ve nitelik olarak eksik olmasından kaynaklanan bu farklılaşma; bu işleme başlı başına bir iş tanımı olarak bakılmasını gerekmektedir.

Çalışmalar kapsamında, Mali Hizmetler Müdürlüğü personel analizi yapılmakta; iç kontrol çalışmaları kapsamında Mali Hizmetler Müdürlüğü’nün organizasyon şeması da yeniden düzenlenmektedir.